Stiti ca din cand in cand vin diferite propuneri legislative menite sa micsoreze diferenta dintre nevoile tehnologice actuale si birocratie. Nu demult am aflat ca sunt perfect valabile facturile electronice fara stampila, mai mult, nici stampila nu mai este obligatorie, recent a fost adoptatat adresa de e-mail ca fiind oficiale pentru a pastra legatura cu institutiile statului. Evolutia tehnologica din partea statului exista, chiar daca face pasi timizi. Eu astept momentul cand nu vor mai fi necesare zeci de bibliorafturi pentru a pastra documentele unei firme. Poate si din acest motiv astazi voi vorbi putin despre arhivare alectronica de documente.
Adio arhiva de hartie
Matricia este una dintre companiile care se ocupa de consultanta in afaceri si tehnologie care s-a specializat in implementarea de solutii software pentru afaceri (atat pentru clientii din domeniul privat, cat si pentru cei din sectorul public). Pentru a putea raspunde nevoilor clientilor, Matricia a incheiat parteneriate cu companii de renume la nivel mondial: Hyland Software (OnBase ECM), Microsoft (Microsoft Dynamics CRM si Dynamics AX, Microsoft Sharepoint) si Epicor (iScala ERP). Printre chestiile cu care se ocupa Matricia se numara si arhivarea electronica de documente. Spuneam, mai sus, ca astept momentul in care intr-o firma nu mai trebuie sa pastrezi zeci de mii de bibliorafturi cu toate documentele care intra si ies dintr-o firma. Se pare ca in 2016 acest lucru poate deveni posibil, iar arhiva de hartie sa nu mai fie obligatorie. Lucru acest mi se pare aproape o revolutie birocratica (nu mai stiu acum legea, dar documentele dintr-o firma trebuiau pastrate un numar destul de mare de ani intr-o arhiva clasica). Printre documentele din care am putea scapa din bibliorafturi se numara procesul-verbal de plati, fisa de cont analitic pentru cheltuieli de productie sau fisa de cont analitic pentru cheltuieli. Astfel, acest documente ar putea fi pastrate pe suporturi tehnice in cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, cu singura conditie ca aceste documente sa poate fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
Cu ce te poate ajuta Matricia?
Matricia iti poate pune la dispozitie ECM-ul OnBase care, printre altele, te ajuta in managementul documentului. Astfel, OnBase va permite sa stocati fisierele electronice in orice retea de partajare de fisiere, de la simple servere de fisiere Windows sau Linux, pana la dispozitive de stocare construite in acest scop. Este un instrument util pentru a stoca informatiile importante intr-un singul loc, avand control complet asupra lor, poti gasi documentele prin cautarea unui cuvant sau a unei fraze din cadrul acestora. In acelasi timp, puteti crea si urmari mai multe versiuni de documente si le puteti semna cu ajutorul unui pad pentru semnatura sau al tabletei. Mai mult decat atat, puteti facilita accesul utilizatorilor externi la documente, prin portal.
